Poczta pneumatyczna w szpitalu to bezpieczeństwo transportu materiału biologicznego do laboratorium pod względem mikrobiologicznym, jak również leków, czy dokumentów pod względem zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem i kradzieżą. Przy ocenie poziomu bezpieczeństwa transportu pneumatycznego w szpitalu najpierw należy zlokalizować źródła ryzyka. Należy ocenić, czy może wystąpić skażenie, w jaki sposób może to nastąpić i jakie jest prawdopodobieństwo takiego zdarzenia. Należy również ocenić, czy w pobliżu stacji odbiorczych mogą znajdować się osoby nieupoważnione, oraz czy przesyłki leków są właściwie zabezpieczone przed kradzieżą. Ocena taka powinna być okresowo powtarzana, szczególnie w przypadku dokonywania modyfikacji w obrębie obsługi i działania poczty pneumatycznej.
Przy szacowaniu bezpieczeństwa mikrobiologicznego transportu materiału biologicznego do laboratorium należy skoncentrować się na następujących obszarach:
- właściwym doborze próbek, próbówek, woreczków
- konstrukcji pojemnika
- sposobie pakowania
- metodach eliminacji i ograniczenia zakresu skażenia
- procedurach czyszczenia, dezynfekcji i sterylizacji
Przy ocenie bezpieczeństwa transportu leków i dokumentów należy skoncentrować się na następujących obszarach:
- ograniczeniu fizycznego dostępu do przesyłek
- stosowaniu systemów elektronicznego nadzoru przesyłek
- wyborze bezpiecznych miejsc lokalizacji stacji i stosowaniu stacji o podwyższonej odporności mechanicznej (stacje wandaloodporne)
Bezpieczeństwo mikrobiologiczne
Próbki materiału biologicznego
Należy określić które typy próbek mogą stanowić istotne ryzyko dla bezpiecznego korzystania z systemu poczty pneumatycznej w szpitalu i osób zajmujących się tą obsługą. Należy zdecydować, czy zakazać przesyłania pewnych rodzajów próbek, czy też już stosowane zasady dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa są praktyczne i wystarczające. Zasadniczo wymazy, mocz, krew, surowica krwi i osocze krwi są akceptowane do transportu. Próbki zawierające hodowle kultur bakterii, włączając w to buteleczki z krwią i próbki z hodowlami chorób układu oddechowego mogą być traktowane jako niewskazane do przesyłania. Próbki które mogą stanowić zagrożenie to próbki z krwią, które mogą zawierać wirusy przenoszone poprzez krew jak HIV, WZW typu B i C. Ocena bezpieczeństwa transportu pocztą pneumatyczną w szpitalu może wykluczyć przesyłanie substancji których nie można usunąć np. cytostatyków, lub próbek o dużej trudności pozyskania jak płyn mózgowo-rdzeniowy.
Próbówki
Ryzyko wynika ze stosowania próbówek nie dedykowanych do transportu pocztą pneumatyczną. Typ próbówki, czy jest szklana, czy wykonana z tworzywa sztucznego, sposób w jaki jest zamykana i pakowana w pojemnik transportowy (np. w dodatkowym woreczku na czas transportu) może zwiększać ryzyko pęknięcia lub rozlania się, powstania aerozoli lub występowania ostrych elementów w pojemniku. Do transportu materiału biologicznego do laboratorium pocztą pneumatyczną zaleca się stosowanie próbówek próżniowych typu Vacutainer wykonanych z tworzywa sztucznego, które gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa przesyłu. Próbówki Vacutainer po zdjęciu zamknięcia ulegają rozszczelnieniu. Takie rozszczelnione próbówki nie powinny być używane do transportu pneumatycznego. Kilka próbówek może być pakowanych w jednym pojemniku, ale próbówki nie powinny być pakowane zbyt ściśle, ani zbyt luźno.
Próbówki typu Vacutainer dedykowane do transportu pocztą pneumatyczną
Transport próbek moczu
Optymalnym rozwiązaniem w przypadku transportu próbek moczu jest analogicznie jak podczas transportu próbek krwi stosowanie próbówek typu Vacutainer. Jeśli jednak szpital decyduje o transporcie próbek moczu w pojemnikach zakręcanych bardzo istotne jest dobranie właściwego typu pojemnika. Konstrukcja pojemników na mocz nie powinna dawać możliwości jego niedokładnego zakręcenia. Nawet w przypadku pośpiechu lub nieuwagi osób zamykających pojemnik na mocz musi on zawsze pozostać szczelny, zaś jego niedokręcenie powinno być wyraźnie widoczne optycznie i wyczuwalne manualnie w trakcie zakręcania.
Próbówki typu Vacutainer – do transportu próbek moczu
Barkod
W celu wyeliminowania możliwości pomyłki związanej z identyfikacją próbki i jej przypisaniem do danego pacjenta powinno się wykorzystywać oznaczenie kodowe w postaci kodu kreskowego. Próbki materiału biologicznego są sczytywane przed rozpoczęciem transportu przy wykorzystaniu skanera i po ich odebraniu w laboratorium szpitalnym.
Skaner bar kodów zintegrowany ze stacją poczty pneumatycznej
Woreczki jednorazowe
W celu zminimalizowania ryzyka skażenia instalacji poczty pneumatycznej w szpitalu powinno stosować się woreczki jednorazowe, w których umieszczane są próbówki. Woreczki jednorazowe wykonane są z tworzywa, wyposażonego w taśmę uszczelniającą i oddzielną kieszeń w której można zamknąć dokumenty. Woreczki jednorazowe przeznaczone do transportu pneumatycznego w szpitalu powinny umożliwiać ich w pełni szczelne zamknięcie. Ze względu na wygodę obsługi powinny być łatwe w zamykaniu i otwieraniu. Woreczki jednorazowe stosowane w transporcie pneumatycznym w szpitalach spełniają wymagania UN3373 (materiał biologiczny – kategoria B) oraz dyrektywy 98/79/EC dla wyrobów medycznych do diagnostyki in-vitro (IVD – IN Vitro Diagnostics). Jeżeli próbki krwi pobierane są od chorego zakaźnie (np. leżącego na oddziale zakaźnym) lub od chorego przyjętego na SOR, u którego podejrzewa się chorobę zakaźną (np. HIV czy żółtaczkę), to woreczek jednorazowy do transportu materiału biologicznego powinien mieć wtedy oznaczenie UN2814 (materiał zakaźny dla ludzi – kategoria A) tj. wskazywać na zawartość substancji zakaźnie działających na ludzi zgodnie z podziałem zagrożeń biologicznych podczas transportu – według klasyfikacji międzynarodowej konwencji dotyczącej transportu towarów niebezpiecznych ADR. Należy dodać, że wymagania te są identyczne z wymaganiami organizacji IATA w zakresie transportu powietrznego materiału biologicznego i zakaźnego. Stosowanie woreczków jednorazowych IVD gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa transportu pocztą pneumatyczną materiału biologicznego.
Woreczki jednorazowe IVD do transportu próbek
Pojemniki transportowe
Bezpieczeństwo korzystania z pojemników w systemie poczty pneumatycznej w szpitalu jest w znacznej mierze zależne od sposobu zaprojektowania pojemnika transportowego. Pojemnik musi być zaprojektowany wystarczająco solidnie, aby mógł być przesyłany bez ryzyka uszkodzenia lub pogarszania swoich cech użytkowych. Jeśli nastąpił wyciek lub rozlanie się materiału biologicznego na skutek uszkodzenia próbówki, zadaniem pojemnika jest zapewnienie, że zostanie ono ograniczone wyłącznie do pojemnika. Producenci dostarczają wielu możliwych rozwiązań, każde z nich powinno zostać ocenione pod kątem posiadania takich cech. Pojemnik powinien zostać bezpiecznie zamknięty przed umieszczeniem w systemie poczty pneumatycznej.
Pojemnik standardowy
Zawartość wewnętrzna pojemnika powinna być dobrze widoczna, co zwiększa bezpieczeństwo transportu pocztą pneumatyczną i pozwala na łatwe wizualne zweryfikowanie, czy nie nastąpił wyciek w obrębie pojemnika, lub czy pakowanie jest prawidłowe. Niektóre rodzaje pojemników, ze względu na nietypową konstrukcję np. „kwiat lotosu” z otwarciem polipowym nie dają możliwości wizualnej oceny, czy nastąpił wyciek materiału biologicznego. Zwiększa to zagrożenie skażeniem i może powodować, że skażony pojemnik zamiast być natychmiast wycofany z pracy w instalacji poczty pneumatycznej w szpitalu, nadal pozostaje w użyciu. Materiał z którego są wykonywane pojemniki powinien pozwalać na ich łatwe odkażenie i wytrzymywać wielokrotne procesy mycia. Pojemniki uszkodzone lub wadliwe nie powinny być użytkowane. W praktyce stosowane są pojemniki standardowe oraz pojemniki hermetyczne.
Pojemnik hermetyczny
Pojemniki hermetyczne powinny posiadać stopień ochrony (szczelności) na poziomie nie niższym niż IP55 przy wykorzystaniu klasyfikacji IP, lub równoważnego systemu oceny szczelności. Zasadniczo pojemniki hermetyczne powinny być stosowane do transportu próbek podwyższonego ryzyka np. próbki krwi pacjentów z podejrzeniem zarażeniem wirusem HIV.
Dobrą praktyką jest stosowanie w instalacji szpitalnej poczty pneumatycznej różnych kolorów pojemników przypisanych do różnego poziomu zagrożenia wynikającego z zawartości próbek, pojemniki standardowe np. kolor niebieski, pojemniki hermetyczne np. kolor czerwony.
Pakowanie próbek materiału biologicznego
Próbówki powinny być pakowane do woreczków jednorazowych z tworzywa, które zabezpieczają przed przypadkowym wyciekiem i skażeniem instalacji. Umieszczenie próbówek w oddzielnym plastikowym woreczku, wyposażonym w taśmę uszczelniającą to bardzo efektywna metoda zwiększenia bezpieczeństwa systemu poczty pneumatycznej w szpitalu. Innym efektywnym środkiem ostrożności jest umieszczenie w pojemniku materiału absorbującego, jak lignina. Jeśli umieszczono wystarczająco dużo ligniny, będzie ona w stanie zabsorbować każdy możliwy wyciek w obrębie pojemnika, w ten sposób skutecznie eliminując niebezpieczeństwo wydostania się na zewnątrz pojemnika do instalacji lub stacji odbiorczej. Absorbent będzie także ograniczał przemieszczanie się próbówek w obrębie pojemnika, dodatkowo zmniejszając możliwość uszkodzenia próbówek. Można również stosować gotowe, dedykowane wkładki z tworzywa lub gąbki, ich wadą jest jednak stosunkowo wysoka cena oraz brak pełnego programu kształtów dostosowanego do wszystkich dostępnych próbówek wykorzystywanych w szpitalach. Nie należy umieszczać w pojemniku zbyt dużo próbówek, gdyż zbyt duże naprężenia wynikające z ich ciasnego upakowania mogą prowadzić do pęknięcia próbówek w trakcie transportu. Ryzyko zbyt ciasnego pakowania występuje najczęściej w przypadku, gdy personel musi pakować bardzo dużo próbówek, a liczba dostępnych pojemników lub ich pojemność jest zbyt mała w stosunku do faktycznych potrzeb. Próbówki po umieszczeniu materiału absorbującego nie powinny mieć możliwości swobodnego przemieszczania się w obrębie pojemnika transportowego, gdyż jeszcze bardziej niebezpieczne jest zapakowanie próbówek zbyt luźne. W takim przypadku próbówki obijają się o siebie oraz ścianki pojemnika, co znacznie zwiększa ryzyko ich pęknięcia. Ryzyko zbyt luźnego pakowania jest szczególnie niebezpieczne w przypadku stosowania stacji samowyładowczych starszej generacji (pojemnik w kształcie „kwiatu lotosu” z otwarciem polipowym), gdzie zawartość pojemnika wypada pod wpływem siły grawitacji, gdyż do ich bezusterkowej pracy konieczne jest zapewnienie znacznej swobody próbówek, tak aby mogły one same wypaść z pojemnika transportowego. Stacje samowyładowcze starszej generacji przy zbyt ciasnym zapakowaniu pojemnika, często nie były w stanie skutecznie wyładować próbówek („ładunek może blokować się w tubie, nie wypada z niej u odbiorcy i nierozładowany pojemnik wraca do nadawcy” – czasopismo Logistyka 6/2015 str. 3443), co zmuszało obsługę do pakowania pojemników z pewnym luzem. Sytuacja ta nie dotyczy stacji samowyładowawczych nowej generacji, gdzie zawartość pojemnika jest usuwana mechanicznie, przy użyciu tłoka, co znacząco podnosi bezpieczeństwo korzystania z poczty pneumatycznej.
Próbówki typu Vacutainer na mocz powinny podlegać tym samym zasadom jak próbówki z krwią typu Vacutainer. W przypadku transportu pocztą pneumatyczną próbek moczu w pojemnikach zakręcanych, niehermetycznych zaleca się transport nie więcej niż jednego pojemnika z moczem w pojemniku transportowym z umieszczoną dużą ilością materiału absorbującego.
Pojemnik z wkładką na próbówki
Stacje samowyładowcze
Stosowanie stacji samorozładowujących w szpitalu powoduje, że pracownicy laboratorium nie mają fizycznego kontaktu z pojemnikami, co w pewnym stopniu zmniejsza ich zagrożenie, w przypadku gdyby pojemniki były brudne lub skażone na powierzchni zewnętrznej. Nie należy jednak przeceniać zwiększenia bezpieczeństwa poczty pneumatycznej w skali całego szpitala, gdyż pracownicy oddziałów szpitalnych wysyłający te pojemniki, cały czas mają z nimi kontakt, dokonując załadunku próbówek. Niektórzy producenci utrzymują, że dzięki zastosowaniu stacji samorozładowującej się można uniknąć kontaminacji krzyżowej zwanej też mylnie „kros-kontaminacją” krzyżową tj. uniknąć przenoszenia skażeń z jednego oddziału szpitalnego na drugi. W praktyce miałoby to być osiągane dzięki temu, że pojemników na danym oddziale dotykają tylko pracownicy tego oddziału, zaś pracownicy innych oddziałów nie mają z nimi żadnego fizycznego kontaktu. Eliminacja tego typu zagrożenia wymagałaby jednak przesyłania pocztą pneumatyczną pojemników z danego oddziału wydzielonym dedykowanym tylko dla tego oddziału rurociągiem. W praktyce kilka oddziałów korzysta zawsze z jednego rurociągu prowadzącego do laboratorium, w którym przemieszczają się wszystkie pojemniki z różnych oddziałów szpitalnych i powierzchnia wewnętrzna rurociągu ma styczność z powierzchnią zewnętrzną każdego z przesyłanych pojemników, co powoduje, że w przypadku skażenia na powierzchni zewnętrznej jednego z pojemników będzie ono przeniesione na powierzchnię zewnętrzną innych pojemników i konsekwentnie dalej na inne oddziały szpitalne. Dlatego, zgodnie z zasadami bezpiecznej pracy instalacji pneumatycznej pojemniki i wnętrze rurociągu powinny być okresowo myte, dezynfekowane i sterylizowane i nie stanowić zagrożenia zarówno dla pracowników oddziałów jak i laboratorium.
Łączenie przesyłu próbek i leków w jednej instalacji
W celu obniżenia kosztów inwestycyjnych dostawcy promują dostarczanie instalacji 160 mm do wspólnego przesyłu próbek materiału biologicznego i leków. Rozwiązanie to pozwala na osiągnięcie zauważalnych oszczędności związanych z rezygnacją z zakupu dodatkowych stacji oraz eliminacją prowadzenia dwóch niezależnych instalacji 110 mm i 160 mm. Ułatwia też aranżowanie sposobu umieszczenia stacji na oddziałach szpitala. Wyżej wymienione korzyści związane są jednak z pewnymi ryzykami, które w sposób nieodłączny są związane z działaniem takiej wspólnej instalacji, które to powinny być w maksymalnym stopniu zminimalizowane. Brak wprowadzenia dodatkowych metod zabezpieczenia spowodowałby w takiej sytuacji obniżenie poziomu bezpieczeństwa transportu pocztą pneumatyczną, w szczególności w zakresie transportu leków.
O ile istniejące procedury i technologie pozwalają na skuteczne ograniczenie prawdopodobieństwa wycieku i skażenia, nie eliminują one ich zupełnie. W tym kontekście problematyczna z formalnego punktu widzenia jest sytuacja w której przesyła się leki dla pacjentów przy pomocy tego samego systemu rurociągów którym są transportowane próbki materiału biologicznego i mogą, nawet jeśli tylko w bardzo rzadkich wypadkach, występować bakterie i wirusy chorobotwórcze. W takim przypadku w celu zagwarantowania bezpieczeństwa transportu niezbędne jest wyposażenie wspólnej instalacji poczty pneumatycznej w co najmniej jedną ze skutecznych technologii ciągłej eliminacji bakterii chorobotwórczych mogących występować w systemie, w tym wynikających z wycieków utajonych, o skuteczności eliminacji bakterii nie mniejszej niż 99,9%.
Przesyłanie wspólną instalacją pneumatyczną leków typu cytostatyki oraz próbek lub leków ogólnego przeznaczenia należy uznać za całkowicie niedopuszczalne. Wszystkie grupy leków cytostatycznych wykazują działanie toksyczne na zdrowe, szybko dzielące się komórki organizmu. W przypadku wydostania się cytostatyków do instalacji w szpitalu należy ją w całości uznać za niebezpieczną, ze względu na bardzo silne toksyczne właściwości cytostatyków. Instalacja skażona cytostatykami powinna być natychmiast wyłączona z działania i zdemontowana przy zachowaniu odpowiednich procedur bezpieczeństwa.
Technologia ciągłej eliminacja skażeń
Niezależnie od minimalnych wymogów w zakresie bezpieczeństwa postawionych dla systemu poczty pneumatycznej w szpitalu (stosowanie pojemników czyszczących, mycie, dezynfekcja, sterylizacja) oraz opracowania procedury mycia, dezynfekcji i sterylizacji wykonawca powinien zawsze dostarczyć jedną ze skutecznych technologii ciągłej eliminacji bakterii chorobotwórczych mogących występować w systemie, w tym wynikających z wycieków utajonych (nigdy nie zgłoszonych przez użytkowników) zwiększającą poziom bezpieczeństwa. Zaletą takiego rozwiązania jest działanie w sposób ciągły (24 h na dobę, 365 dni w roku), w odróżnieniu od standardowego mycia, dezynfekcji i sterylizacji, które zmniejsza poziom bakterii tylko cyklicznie (bezpośrednio po myciu, dezynfekcji czy sterylizacji). Standardowe mycie, dezynfekcja i sterylizacja zupełnie nie uwzględnia występowania zjawiska wycieków utajonych – kiedy faktycznie już nastąpił wyciek materiału biologicznego, ale nikt o nim nie wie, gdyż nigdy nie został on zgłoszony i wykryty, a do kolejnego, przewidzianego harmonogramem procesu mycia, dezynfekcji, sterylizacji pozostaje jeszcze sporo czasu. W takim przypadku mamy do czynienia z sytuacją kiedy instalacja jest skażona i nadal jest eksploatowana, co naraża na niebezpieczeństwo zarówno użytkowników systemu, jak również transportowany materiał, w szczególności transportowane leki. Technolog
Standardowo oczekuje się, że technologia ciągłej eliminacji skażeń powinna w znacznym stopniu ograniczyć ilość występujących bakterii chorobotwórczych. Ocenę skuteczności dokonuje się zazwyczaj na przykładzie szczepu bakterii Escherichia coli przyjmując następujące kryteria:
- zmniejszenie liczby bakterii Escherichia coli o 90%. – wynik słaby;
- zmniejszenie liczby bakterii Escherichia coli o 99% – wynik średni;
- zmniejszenie liczby bakterii Escherichia coli o 99,9% – wynik dobry.
Okresowe czyszczenie, dezynfekcja i sterylizacja instalacji
W celu utrzymania instalacji pneumatycznej w stanie wysokiej czystości mikrobiologicznej oraz usunięcia potencjalnych nieujawnionych skażeń instalacje w szpitalach powinno się okresowo czyścić zgodnie z wcześniej zaakceptowaną procedurą czyszczenia, dezynfekcji i sterylizacji. Zaleca się przeprowadzanie takiego czyszczenia i sterylizacji 2 razy w roku i nie rzadziej niż 1 raz w roku. Okresowe czyszczenie i sterylizacja wnętrza rurociągów to jeden z warunków bezpieczeństwa instalacji poczty pneumatycznej w szpitalu. Do sterylizacji rurociągów w szpitalach wykorzystywane są specjalne pojemniki czyszczące wyposażone w materiały nasączane substancją dezynfekującą. Prawidłowa procedura sterylizacji powinna opierać się na założeniu, że pojemniki czyszczące wymiatają zanieczyszczenia do stacji technicznej, która jest dedykowana wyłącznie do celów serwisowych, w tym czyszczenia systemu. Jako błędne w sensie logicznym należy uznać procedury sterylizacji, w których pojemniki czyszczące wracają do stacji z których zostały wysłane, gdyż zanieczyszczenia w takim przypadku nie są faktycznie usuwane, ale bardziej równomiernie rozprowadzane w obrębie systemu. Nieprawidłowe jest również wykorzystywanie do odbioru pojemników czyszczących stacji na oddziałach szpitalnych, czy w laboratorium, ze względu na możliwość ich skażenia lub zalania substancją odkażającą. Ze względu na złożoność procedury czyszczenia i sterylizacji instalacji poczty pneumatycznej oraz znaczenie dla bezpieczeństwa mikrobiologicznego w szpitalu najczęściej wykonywane są one przez serwis dostawcy.
Pojemniki czyszczące
Szkolenia obsługi poczty pneumatycznej
Kluczowe jest zapewnienie, że wszyscy użytkownicy poczty pneumatycznej w szpitalu otrzymują właściwe i wystarczające informacje, instrukcje i szkolenie, które umożliwia im pełną znajomość ryzyk związanych z używaniem transportu pneumatycznego oraz środków ostrożności które muszą zostać podjęte w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracy systemu. Powinna powstać procedura oceny właściwego użytkowania instalacji pneumatycznej, zgodna ze stosowanym w obrębie szpitala systemem oceny zagrożeń i utrzymania bezpieczeństwa. Takie rozwiązanie zapewni, że próbki są właściwie zapakowane, odpowiednio umieszczane w pojemniku i pewnie zamykane w pojemnikach transportowych. W przypadku przyjmowania do pracy nowych pracowników szpitala powinny oni zawsze być przeszkoleni z obsługi poczty pneumatycznej. Należy dążyć do tworzenia kultury odpowiedzialnego użytkowania, w której pracownicy szpitala korzystają z instalacji pneumatycznej w sposób świadomy, a przypadki nieprawidłowej obsługi lub zapakowania są zgłaszane, a ich skutki od razu usuwane.
Bezpieczeństwo przesyłek
Ograniczenie dostępu do przesyłek leków i dokumentów
W celu ograniczenia dostępu do odbioru przesyłek leków i dokumentów medycznych przez osoby nieuprawnione w systemach poczty pneumatycznej w szpitalach wykorzystuje się szereg różnych rozwiązań technicznych. Najczęściej są to zamykane szafki, karty dostępowe wyposażone w nadajniki RFID, kody PIN, zamki mechaniczne na klucz, stosowanie stacji w wykonaniu wzmocnionym tj. stacji bezpiecznych lub stacji wandaloodpornych. W połączeniu z wyżej wymienionymi metodami wykorzystuje się tzw. przesyłki bezpieczne lub imienne które w sposób komplementarny dopełniają system bezpiecznej logistyki wewnętrznej w szpitalu.
Stacja z zamykaną szafką
Technologia RFID
Karty dostępowe i pojemniki
W celu uniemożliwienia wykorzystania w systemie poczty pneumatycznej pojemników niezarejestrowanych i wyeliminowania prób wprowadzania przedmiotów „obcych” wykorzystywana jest powszechnie technologia RFID. RFID (ang. Radio-Frequency IDentification) – która wykorzystuje fale radiowe do przesyłania danych oraz zasilania elektronicznego układu (etykieta RFID) stanowiącego etykietę obiektu przez czytnik, w celu identyfikacji obiektu. W zależności od konstrukcji czytnika możliwy jest odczyt etykiet z odległości do kilkudziesięciu centymetrów lub kilku metrów od anteny czytnika. Analogicznie technologia RFIF jest wykorzystywana w kartach dostępowych użytkowników systemu.
Czytnik kart dostępowych RFiD
Chip RFiD
System nadrzędny
System nadrzędny poczty pneumatycznej w szpitalu rozpoznaje i akceptuje do wysyłki wyłącznie pojemniki systemowe, zarejestrowane wcześniej jako upoważnione do pracy w systemie szpitalnym. Przedmioty „obce”, nie zarejestrowane w systemie nie powodują uruchomienia systemu i rozpoczęcie procedury wysyłki. Procesy adresowania i wysyłki jak również odbioru odbywają się w tym przypadku w pełni automatyczne. Zastosowanie technologii RFID powoduje wyeliminowanie pomyłek w adresowaniu, gdyż użytkownik systemu nie wskazuje na żadnym etapie obsługi adresu odbiorcy. Za pomocą technologii RFID możliwe jest wysyłanie i powrót pojemników transportowych do ustalonych wcześniej stacji odbiorczych.
W celu uniemożliwienia obsługi stacji przez osoby postronne wykorzystywane są karty dostępowe. W takim przypadku dostęp do stacji, tj. odbieranie i wysyłanie przesyłek kontrolowane jest poprzez identyfikatory RFID (spersonalizowane karty zbliżeniowe), działające w najbardziej powszechnie stosowanym standardzie 125 kHz. Wszelkie operacje użycia kart w stacjach poczty pneumatycznej są rejestrowane i przechowywane przez jednostkę sterującą. Istnieje możliwość wykorzystania kart użytkownika lub już istniejącego systemu dostępowego, o ile występuje zgodność zastosowanych standardów i rozwiązań technicznych.
Elektrozamek (zwora magnetyczna)
Szafka stacji poczty pneumatycznej może zostać wyposażona w zamek ze zworą magnetyczną. W takim przypadku szafka otworzy się dopiero po przyłożeniu do czytnika karty dostępowej lub wpisania kodu PIN. Elektrozamek to skuteczne i wygodne rozwiązanie zabezpieczające zawartość pojemnika przed dostępem osób postronnych. Jest ono droższe niż zastosowanie zamka mechanicznego, ale ma szereg zalet: rejestracja imienna osoby odbierającej pojemnik, możliwość zarządzania uprawnieniami poszczególnych kart, pełny nadzór nad procesem odbioru pojemników.
Kody PIN
W starszych systemach poczty pneumatycznej do ograniczenia dostępu dla osób postronnych wykorzystywane są kody PIN. Przed dokonaniem wysyłki lub dokonaniem odbioru użytkownik musi każdorazowo podać kod PIN wymagany dla dostępu do dodanej stacji. Kod PIN w takim przypadku jest przypisany do stacji, a nie do użytkownika, co stanowi wadę tego rozwiązania. Nie ma w takim przypadku imiennej informacji o działaniach użytkowników. Rozwiązanie to jest też mniej wygodne niż stosowanie kart zbliżeniowych. Jako zaletę stosowania kodu PIN należy wskazać bardzo niski koszt jego wdrożenia w stosunku do systemu z kartami oraz brak problemów eksploatacyjnych ze zużywającymi się kartami dostępowymi. Rozwiązania oparte o kody PIN ze względu na rosnące oczekiwania użytkowników w zakresie monitoringu działań obsługi są obecnie wypierane przez karty dostępowe oparte o RFID.
Zamek na klucz
Zabezpieczenia mechaniczne obejmują zabezpieczenie koszyka do którego trafiają przychodzące pojemniki. W tym celu kosz zostaje zabudowany metalową skrzynką zamykaną na klucz. Zamykanie skrzynki na klucz to najbardziej tradycyjna forma zabezpieczeń pojemnika przed dostępem osób trzecich. Analogicznie jak w przypadku stosowania kodu PIN brak w tym przypadku imiennej informacji o działaniach użytkowników systemu poczty pneumatycznej. Z punktu widzenia kosztów zamek na klucz jest metodą tanią we wdrożeniu i eksploatacji.
Przesyłki bezpieczne leków
Niektóre przesyłki transportowane w szpitalu pocztą pneumatyczną ze względu na swoją wysoką cenę lub występowanie zagrożenia dla otoczenia powinny być traktowane ze szczególnymi środkami ostrożności. W takim przypadku przesyłka jest kierowana do wskazanego imiennie odbiorcy, lecz nie opuszcza stacji po dotarciu na miejsce, jak to ma miejsce dla przesyłki standardowej, czekając we wnętrzu stacji. Dopiero podanie przez użytkownika dedykowanego kodu lub zastosowanie spersonalizowanej imiennej karty RFID powoduje, że pojemnik opuszcza stację i może zostać podjęty przez użytkownika. Wyeliminowany zostaje zatem zupełnie okres w którym przesyłka leży w koszyku stacji i jest narażona na nienadzorowane podjęcie. W przypadku przesyłki bezpiecznej trafia ona bezpośrednio w ręce użytkownika i nie ma ryzyka jej „zalegania” w koszyku stacji. W przypadku, gdy użytkownik nie odbiera pojemnika, który został do niego wysłany, po pewnym, ustalonym czasie powraca ona do nadawcy. Przesyłki bezpieczne to bardzo skuteczny sposób na zwiększenie bezpieczeństwa transportu pneumatycznego w szpitalach, szczególnie w przypadku przesyłaniu leków narkotycznych lub leków o wysokiej wartości.
Rejestracja danych
Centralna jednostka sterująca pocztą pneumatyczną w szpitalu jest oparta o komputer przemysłowy klasy PC i dzięki zastosowaniu specjalistycznego oprogramowania zapewnia wizualizację ruchu przesyłek, rejestrację błędów i usterek oraz tworzenie raportów statystycznych w formie tabelarycznej i graficznej. Dzięki monitorowaniu ruchu i zapisom w formie baz danych istnieje możliwość precyzyjnego i szybkiego określenia trasy przebiegu każdej przesyłki oraz czasu w którym mijała ona kolejne punktu pośrednie od momentu nadania do momentu odbioru przez pielęgniarkę. System nadrzędny pozwala na wyeliminowanie problemów związanych z zagubieniem przesyłek i odwlekaniem momentu ich odbioru przez obsługę, co w istotny sposób przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa transportu. Jest elementem dyscyplinującym dla użytkowników i umożliwia jednoznaczne określenie przyczyń opóźnień w przypadku ich wystąpienia. W przypadku stosowania w systemie poczty pneumatycznej w szpitalu kart imiennych wszystkie czynności nadawania i odbioru są rejestrowane w systemie. W takim przypadku istnieje możliwość bardzo łatwej weryfikacji, kto i kiedy nadał i odebrał daną przesyłkę.
Wizualizacja systemu poczty pneumatycznej
Stacje bezpieczne
W szpitalach w miejscach dostępnych dla osób postronnych lub bez stałego nadzoru należy zastosować stacje bezpieczne lub wandaloodporne. Stacje nadawczo-odbiorcze w wykonaniu bezpiecznym zabezpieczają głównie pojemnik, podczas gdy stacje wandaloodporne dodatkowo są zabezpieczone przed próbami ingerencji i zniszczenia w zakresie ochrony króćca nadawczego oraz klawiatury i wyświetlacza. W normalnych okolicznościach, gdy w szpitalu nie występują zjawiska wandalizmu wystarcza w zupełności zastosowanie stacji bezpiecznych, które zapewniają ochronę przed próbami kradzieży leków lub dokumentów przesyłanych pojemnikiem transportowym. Ma to istotne znaczenie szczególnie w przypadku leków o dużej wartości, leków narkotycznych oraz ochrony informacji o danych osobowych pacjentów. Dostęp do pojemnika w stacji bezpiecznej jest analogiczny, jak w przypadku stacji wandaloodpornej i jest on realizowany przy pomocy karty dostępowej. Każde użycie imiennej karty dostępowej jest rejestrowane w systemie i zapisywane w bazie danych, do ewentualnej późniejszej weryfikacji. Stacja bezpieczna daje możliwość przypisania użycia karty imiennej do ściśle określonej przesyłki, ale odbywa się to kosztem zablokowania możliwości wysyłki do tej stacji do momentu odbioru pojemnika. Tej funkcjonalności jest pozbawiona stacja wandaloodporna. Występują specyficzne różnice w funkcjonalnościach stacji bezpiecznej i wandaloodpornej które zostały pokazane w tabeli poniżej.
| Stacja bezpieczna | Stacja wandaloodporna |
|---|---|
| Chroniony dostęp do: • Pojemników • Brak ochrony króćca nadawczego • Brak ochrony klawiatury | Chroniony dostęp do: • Pojemników • Króćca nadawczego • Klawiatury |
| Mniejsze rozmiary | Większe rozmiary |
| Rozwiązanie tańsze | Rozwiązanie droższe |
| Dostęp przy pomocy karty dostępowej | Dostęp przy pomocy karty dostępowej |
| Rejestrowane użycie karty dostępowej | Rejestrowane użycie karty dostępowej |
| ODBIÓR | ODBIÓR |
| • Brak możliwości przypisania użycia karty dostępowej do określonej przesyłki (dla kilku pojemników przechowywanych w pojemniku). • Opcjonalnie możliwość rejestracji i przypisania użycia imiennej karty dostępowej do ściśle określonej przesyłki (dostępne w przypadku wprowadzenia niedostępności stacji po jednej odebranej przesyłce). Powoduje, to jednak zablokowanie stacji po jednej przesyłce do momentu odbioru pojemnika. | • Brak możliwości przypisania użycia karty dostępowej do określonej przesyłki (dla kilku pojemników przechowywanych w pojemniku). • Tylko rejestracja czasu otwarcia dostępu do stacji i zasobnika. |
| WYSYŁKA | WYSYŁKA |
| • Możliwości przypisania użycia karty dostępowej do określonej przesyłki. | • Brak możliwości przypisania użycia karty dostępowej do określonej przesyłki. • Tylko rejestracja czasu otwarcia dostępu do stacji i zasobnika. |
Stacja bezpieczna
(dostępna klawiatura i wyświetlacz)
Stacje bezpieczne wykonane są z tego samego typu stali jak stacje typowe. Istotną różnicą konstrukcyjną jest zamknięcie pojemnika w szafce metalowymi drzwiczkami z elektromagnesem, który ulega zwolnieniu po przyłożeniu poprawnej karty dostępowej do czytnika. Niezależnie od opisanych cech specjalnych stacje w wykonaniu bezpiecznym zawsze posiadają wszystkie cechy i funkcjonalności wymagane dla typowych stacji szpitalnej poczty pneumatycznej.
Stacja bezpieczna – odbiór pojemnika kartą
Stacje wandaloodporne
W szpitalach w miejscach dostępnych dla osób postronnych lub bez stałego nadzoru należy zastosować stacje wandaloodporne. Stacje nadawczo-odbiorcze w wykonaniu wandaloodpornym są zabezpieczone przed próbami ingerencji i zniszczenia, co zwiększa bezpieczeństwo transportu pocztą pneumatyczną w zakresie ochrony przed próbami kradzieży leków lub dokumentów. Ma to istotne znaczenie szczególnie w przypadku leków o dużej wartości, leków narkotycznych oraz ochrony informacji o danych osobowych pacjentów.
Obudowa stacji wandaloodpornej stosowanej w szpitalach jest wykonana ze stali zabezpieczonej antykorozyjnie o grubości nie mniejszej niż 1,5 mm i jest odporna na uderzenia, w szczególności wózkiem lub łóżkiem szpitalnym, działanie płynów i próby podpalenia. Należy tu podkreślić, że 1,5 mm jest minimalnym wymaganiem dla grubości obudowy stacji wandaloodpornej, mniejsza grubość blachy przy typowej wielkości stacji w szpitalu nie gwarantuje jej stabilności i zachowania wymaganych cech użytkowych. Jako optymalną zaleca się wręcz stosowanie obudowy o grubości 2 mm, co znacząco poprawia jej odporność. Stacja wandaloodporna dedykowana do zastosowania w systemie poczty pneumatycznej w szpitalu powinna być wyposażona w specjalną powłokę anty-graffiti umożliwiająca usuwanie farby zwykłymi środkami czyszczącymi. Obudowa stacji powinna być w pełni zabezpieczona przed nieautoryzowanym otwarciem i całkowicie uniemożliwiać dostęp osób postronnych do stacji. W szczególności obudowa powinna zapewniać skuteczną ochronę stacji poprzez: wykluczenie możliwości fizycznego dostępu do króćca, klawiatury i wyświetlacza, jako elementów które są najbardziej podatne na uszkodzenie i manipulację. Obudowa stacji wandaloodpornej powinna całkowicie wyeliminować możliwość przypadkowego lub celowego umieszczenia jakichkolwiek przedmiotów w króćcu nadawczym, możliwość rozbicia i porysowania wyświetlacza oraz uszkodzenia klawiatury. Otwarcie fizycznego dostępu do stacji wandaloodpornej i dalsze autoryzowane korzystanie przez upoważniony personel szpitala z klawiatury, króćca i wyświetlacza powinno wymagać wcześniejszej autoryzacji pielęgniarki bądź lekarza przez system zabezpieczenia stacji. Niezależnie od opisanych cech dodatkowych stacje w wykonaniu wandaloodpornym zawsze posiadają wszystkie cechy i funkcjonalności wymagane dla typowych stacji szpitalnej poczty pneumatycznej.
Stacja wandaloodporna
(króciec i klawiatura ukryta pod szafką)
Bezpłatna ocena bezpieczeństwa
Jeśli nie masz pewności, czy twoje rozwiązania w zakresie logistyki próbek, leków i dokumentów gwarantują wymagany poziom bezpieczeństwa skonsultuj się z nami. Wskażemy możliwe uzupełnienia istniejących rozwiązań oraz przybliżone koszty ich wdrożenia. Zgodnie z naszymi obserwacjami do zagadnień bezpieczeństwa w szpitalach podchodzi się coraz bardziej poważnie. Wynika to z postępujących prac legislacyjnych, których przykładem było wdrożenie RODO oraz trwałego zjawiska ogólnego podwyższania standardów w jednostkach leczniczych. Z roku na rok wymagania nieustannie rosną. Niezależnie czy planujesz chronić się przed kradzieżą, sfałszowaniem, czy też ujawnieniem danych (w tym medycznych) możemy wskazać sprawdzone rozwiązania techniczne skutecznie zmniejszające występujący poziom ryzyka.