W szpitalach ręczne noszenie próbek i leków jest realizowane bądź przez pielęgniarki, bądź przez pracowników niewykwalifikowanych dedykowanych do noszenia. Niektóre szpitale korzystają z outsourcingu usług transportu materiału biologicznego – firm zewnętrznych tzw. „gońców szpitalnych”. Rozwiązanie polegające na noszeniu próbek materiału biologicznego przez pielęgniarki należy uznać za rozwiązanie zdecydowanie droższe, gdyż koszt godziny pracy pielęgniarki jest wyższy niż pracowników niewykwalifikowanych, którzy najczęściej otrzymują wynagrodzenie minimalne (obecnie 2 800 zł brutto).
W przypadku pracownika otrzymującego wynagrodzenie minimalne, tj. 2 800 zł brutto, faktyczne koszty pracodawcy wynoszą 3 373 zł, gdyż pracodawca płaci dodatkowo za tego pracownika: ubezpieczenie emerytalne 273 zł, ubezpieczenie rentowe 182 zł, ubezpieczenie wypadkowe 47 zł, ubezpieczenia na fundusz pracy i FGŚP 71 zł (źródło: www.poradnikprzedsiebiorcy.pl). Faktyczne koszty utrzymania jednego etatu dla szpitala (pracodawcy) są więc około 20% wyższe niż koszty wypłacanych wynagrodzeń brutto. Analogicznie w przypadku pielęgniarki, która zgodnie z danymi GUS (źródło: GUS – zarobki pielęgniarek w 2018 r.) zarabia przeciętnie 5 327 zł brutto, koszty jej utrzymania dla szpitala jako pracodawcy wynoszą ponad 20% więcej, tj. 6 393 zł.
Koszty pracy dla szpitala ‑ pracodawcy nie oznaczają końca wydatków związanych z utrzymaniem etatów pracowniczych. Koszty pracownicze podwyższają dodatkowo koszty pośrednie, tj. kadrowo-płacowe związane z ich obsługą: prowadzenie akt osobowych, ewidencja czasu pracy, kontrola badań, naliczanie wynagrodzeń, ZUS, PIT oraz niezależnie wypełnianie przepisów bhp, ppoż., zapewnienie odzieży roboczej, koszty szkoleń itp. Ze względu na znaczący udział tych kosztów w kosztach pracy coraz popularniejszy jest wśród firm outsourcing np. usług kadrowo-płacowych. W naszych obliczeniach koszty pośrednie pracy nie zostały uwzględnione. Szpital jednak faktycznie je ponosi, co powoduje, że koszty noszenia ręcznego w niniejszych obliczeniach są w pewnym stopniu niedoszacowane.
Aby policzyć liczbę godzin które pracownik faktycznie poświęca na ręczne noszenie materiału biologicznego do laboratorium należy szczegółowo rozważyć jego sytuację pod kątem przepisów kodeksu pracy i dostępnych danych statystycznych GUS. Poniżej uwzględniliśmy główne czynniki wpływające na skrócenie liczby godzin noszenia w stosunku do wartości teoretycznej wynikającej z liczby godzin etatu.
Główne czynniki wpływające na skrócenie liczby godzin ręcznego noszenia:
Etat
Teoretyczna ilość godzin pracy pracownika szpitala w ciągu roku – jeden „etat” to 2 104 h. Ilość ta wynika z pomnożenia ilości tygodni w roku (52 tygodnie + 1 dzień) przez 40 h pracy w każdym tygodniu.
Święta
Pracownikom przysługuje obniżenie wymiaru czasu pracy o dni, w których są ustawowo święta. Takich świąt ustawowo wolnych od pracy jest 13 dni, co daje 104 h. Po odjęciu od teoretycznej rocznej liczby godzin jednego etatu tj. 2 104 h ustawowych świąt (104 h) uzyskujemy godzinowy wymiar czasu pracy w roku wynoszący 2 000 h.
Urlopy
Pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni, co oznacza ich nieobecność w pracy przez okres kolejnych 208 h.
Zwolnienia chorobowe
Pracownicy statystycznie (źródło: GUS – Absencja chorobowa w 2019 roku) są niezdolni do pracy w ciągu 12 dni w roku, co daje 96 h na zwolnieniach.
Przerwa na posiłek
Przerwa na posiłek przysługuje wszystkim pracownikom, których dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin. Pracownicy po odjęciu świąt, urlopów i zwolnień przebywają w pracy 212 dni. W trakcie tych 212 dni pracownikowi przysługuje 15‑minutowa przerwa na spożycie posiłku. 212 dni pracy pomnożone przez 15 minut dziennie daje 53 h przeznaczone na posiłki w trakcie jednego roku pracy.
Dodatkowe przerwy w noszeniu
Po odjęciu od liczby godzin jednego „etatu”, tj. 2 104 h wszystkich dni nieobecności statystycznego pracownika w pracy okazuje się, że w pracy pracownik spędza tylko 1 643 h. W dotychczasowych obliczeniach zakładaliśmy, że pracownik pozostałe 7 godzin 45 minut z 8 godzin swojej obecności w pracy poświęca na aktywne ręczne noszenie przesyłek, chodząc z próbkami, z przeciętną prędkością 4 km/h. Jednak ten czas również wymaga uściślenia, gdyż dodatkowe przerwy w noszeniu występują i nie są wcale zjawiskiem rzadkim. Pielęgniarki noszące ręcznie próbki do badań, czy leki czekają przecież na ich wydanie, odbiór, na windę lub też zwyczajnie muszą chwilę odpocząć, po dłuższej wędrówce na pieszo, czy też skorzystać z toalety. Nie poruszamy tu oczywistych nieprawidłowości, które również występują, jak wykorzystywanie zaniesienia próbek do laboratorium jako okazji do wypalenia papierosa, czy zrobienia prywatnych zakupów. Odpoczynki są niezbędne choćby ze względu na fakt, że pracownicy „noszący” próbki i leki pokonywaliby w ciągu każdego dnia trasę ponad 31 km, co bez wątpienia nie ma miejsca. Do dalszych obliczeń przyjęto, że 20% czasu „w pracy”, to czas związany z różnego rodzaju dodatkowymi przerwami w noszeniu, w tym wymaganymi na fizyczny odpoczynek noszących próbki pielęgniarek. W praktyce, statystycznie jest to około 12 minut dodatkowych przerw w każdej godzinie noszenia, związanych głównie z czekaniem na wydanie i odbiór próbek, czy też windę transportową.
Faktyczna roczna liczba godzin noszenia ręcznego to zatem tylko 1 314 h.
Po podzieleniu rocznej liczby 1 314 godzin noszenia przez 12 miesięcy okazuje się, że w przypadku jednego pracownika faktyczna miesięczna liczba godzin ręcznego noszenia wynosi tylko 110 h.
Proporcja liczby godzin ręcznego noszenia, tj. 1 314 h do liczby godzin „etatu”, tj. 2 104 h wynosi 62%. Zatem z każdych 8 h pracy na ręczne noszenie jest przeznaczane tylko 5 h i to pod warunkiem zapewnienia właściwego nadzoru nad pracownikami noszącymi próbki i leki. W praktyce 5 h noszenia próbek oznacza, że przy założeniu przeciętnej prędkości przemieszczenia się na pieszo w budynku jako 4 km/h, każda pielęgniarka dedykowana do transportu ręcznego pokonuje co najmniej 20 km dziennie – co należy uznać za założenie bardzo optymistyczne.
Efektywna liczba godzin ręcznego noszenia będzie w znacznej mierze zależeć od „kultury pracy” występującej w danym szpitalu. W przypadku niedostatecznego nadzoru nad pracownikami noszącymi próbki i leki faktyczny czas przeznaczony na noszenie może ulegać znacznemu zmniejszeniu, a zakładany czas przeznaczony na przerwy w noszeniu i odpoczynek ulegać nieuzasadnionemu zwiększeniu.
Aby policzyć faktyczny koszt jednej godziny pracy noszenia ręcznego, należy podzielić miesięczne koszty utrzymania przez szpital etatu pracownika noszącego próbki i leki, przez liczbę godzin, które ten pracownik przeznacza na ręczne noszenie.
Koszty utrzymania etatu pracownika noszącego materiał biologiczny są zróżnicowane i wynoszą odpowiednio:
Stąd jedna godzina noszenia ręcznego kosztuje szpital odpowiednio:
Pracownik niewykwalifikowany: 3 373 zł/110 h = 31 zł/h
Pielęgniarka: 6 393 zł/110 h = 58 zł/h
Liczba godzin traconych łącznie na ręczne noszenie próbek materiału biologicznego w szpitalu zależy głównie od ilości pacjentów przebywających w tym szpitalu oraz od rodzaju usług medycznych świadczonych przez dany szpital. Szpitale gdzie działa SOR lub występują oddziały chirurgiczne, zakaźne, onkologiczne będą charakteryzowały się większą ilością pobieranych próbek od pacjentów. Szpitale psychiatryczne będą pobierały zdecydowanie mniej próbek materiału biologicznego. Ilość pobieranych próbek od pacjenta może wynosić 10‑dziennie od pacjenta przebywającego na SOR, zaś na oddziale ortopedycznym, czy internistycznym tylko jedną dziennie. Średnia statystyczna pobieranych próbek materiału biologicznego będzie oscylować wokół 2-3 dziennie na jednego pacjenta. Przykładowo, dla szpitala z 600 pacjentami średnia liczba próbek dziennie może wynosić 1 500 szt. (wyróżniony wiersz w tabeli poniżej).
| Liczba próbek | |||
|---|---|---|---|
| Liczba pacjentów | 2 próbki dziennie | 2,5 próbki dziennie | 3 próbki dziennie |
| doba | doba | doba | |
| [min] | [średnio] | [max] | |
| 100 | 200 | 250 | 300 |
| 200 | 400 | 500 | 600 |
| 300 | 600 | 750 | 900 |
| 400 | 800 | 1 000 | 1 200 |
| 500 | 1 000 | 1 250 | 1 500 |
| 600 | 1 200 | 1 500 | 1 800 |
| 700 | 1 400 | 1 750 | 2 100 |
| 800 | 1 600 | 2 000 | 2 400 |
| 900 | 1 800 | 2 250 | 2 700 |
| 1 000 | 2 000 | 2 500 | 3 000 |
| 1 100 | 2 200 | 2 750 | 3 300 |
| 1 200 | 2 400 | 3 000 | 3 600 |
Drugim czynnikiem determinującym ilość czasu traconego na ręczne noszenie materiału biologicznego do laboratorium będzie fizyczna lokalizacja laboratorium w stosunku do oddziałów i SOR, z których są transportowane próbki. Minimalny czas transportu w jedną stronę to około 5 minut. W zależności od wielkości szpitala i odległości pomiędzy budynkami może się on wydłużyć nawet do 15 minut w jedną stronę. Średnio statystycznie czas transportu ręcznego materiału biologicznego do laboratorium w jedną stronę będzie wynosił 10 minut (20 minut w obie strony).
Aby przetransportować niezbędną liczbę próbek i nie „grupować” badań w szpitalu o wielkości 600 łóżek personel każdego dnia powinien dokonać 150 przejść z oddziałów do laboratorium. Brak „grupowania” oznacza, że próbki są noszone praktycznie na bieżąco tj. pielęgniarka niesie jednorazowo około 10 szt. próbówek od 4-5 pacjentów. Często „grupowanie” jednak ma faktycznie miejsce, co w pełni uwzględniono w obliczeniach czasu transportu i kosztów noszenia w dalszej części analizy. Na każde z przejść potrzeba nie mniej niż 20 minut (przejście w jedną i drugą stronę). Daje to łącznie około 3 000 minut dziennie traconych na ręczne noszenie próbek. W dużych szpitalach np. Uniwersyteckim Centrum Klinicznym w Gdańsku (1 200 łóżek) oszacowano ten czas na 5 670 minut dziennie (Ostry Dyżur 2015 r. – „Możliwości zmniejszenia kosztów funkcjonowania szpitali przy zastosowaniu poczty pneumatycznej – doniesienie wstępne”). W mniejszych szpitalach np. 300 łóżek będzie to czas około 1 500 minut dziennie. Zależność pomiędzy liczbą pacjentów (łóżek) a ilością czasu niezbędnego na ręczne noszenie próbek została pokazana na poniższym wykresie.
| Czas noszenia ręcznego próbek | ||
|---|---|---|
| Liczba pacjentów | doba | miesiąc |
| [min] | [h] | |
| 100 | 500 | 258 |
| 200 | 1 000 | 517 |
| 300 | 1 500 | 775 |
| 400 | 2 000 | 1 033 |
| 500 | 2 500 | 1 292 |
| 600 | 3 000 | 1 550 |
| 700 | 3 500 | 1 808 |
| 800 | 4 000 | 2 067 |
| 900 | 4 500 | 2 325 |
| 1 000 | 5 000 | 2 583 |
| 1 100 | 5 500 | 2 842 |
| 1 200 | 6 000 | 3 100 |
Aby ustalić łączne koszty jakie ponosi szpital z tytułu ręcznego transportu próbek materiału biologicznego należy pomnożyć liczbę godzin noszenia przez koszt jednostkowy godziny noszenia.
Wyliczone wcześniej koszty jednej godziny noszenia ręcznego wynoszą odpowiednio:
| Koszty noszenia ręcznego próbek | ||||
|---|---|---|---|---|
| Pacj. | miesięczny | roczny | ||
| min. | średn. | min. | średn. | |
| 28 zł/h | 58 zł/h | 28 zł/h | 58 zł/h | |
| [tys. zł] | ||||
| 100 | 8 | 15 | 96 | 180 |
| 200 | 16 | 30 | 192 | 360 |
| 300 | 24 | 45 | 288 | 539 |
| 400 | 32 | 60 | 384 | 719 |
| 500 | 40 | 75 | 481 | 899 |
| 600 | 48 | 90 | 577 | 1 079 |
| 700 | 56 | 105 | 673 | 1 259 |
| 800 | 64 | 120 | 769 | 1 438 |
| 900 | 72 | 135 | 865 | 1 618 |
| 1000 | 80 | 150 | 961 | 1 798 |
| 1100 | 88 | 165 | 1 055 | 1 978 |
| 1200 | 96 | 180 | 1 153 | 2 158 |
Przykład obliczeń kosztów noszenia ręcznego próbek materiału biologicznego – szpital 600 łóżek
Przykładowo szpital posiadający 600 łóżek, w którym próbki są noszone na bieżąco i nie występuje zjawisko „grupowania” tj. gdy zapewniony jest średni czas dostarczenia próbek z oddziału do laboratorium w czasie 10 minut, ponosi miesięcznie następujące koszty:
Aby przeznaczyć miesięcznie 1 550 h pracy personelu na ręczne noszenie próbek szpital musiałby utrzymywać 14 etatów pracowniczych dedykowanych wyłącznie do realizacji tego zadania.
Aby ustalić wymaganą ilość etatów należy podzielić całkowity czas tracony na ręczny transport próbek przez efektywny czas pracy jednego pracownika w miesiącu wynoszący 110 godzin.
| Liczba etatów dla noszenia ręcznego próbek | ||
|---|---|---|
| Liczba pacjentów | miesiąc | etaty |
| [h] | [osoby] | |
| 100 | 258 | 2 |
| 200 | 517 | 5 |
| 300 | 775 | 7 |
| 400 | 1 033 | 9 |
| 500 | 1 292 | 12 |
| 600 | 1 550 | 14 |
| 700 | 1 808 | 16 |
| 800 | 2 067 | 19 |
| 900 | 2 325 | 21 |
| 1 000 | 2 583 | 23 |
| 1 100 | 2 842 | 26 |
| 1 200 | 3 100 | 28 |
W związku z brakiem wystarczającej ilości personelu do ręcznego noszenia próbek materiału biologicznego powszechną praktyką w szpitalach jest „grupowanie” przesyłek. Przesyłki nosi się rzadziej niż to wskazane lub bardzo rzadko. W skrajnych przypadkach przesyłki z próbkami noszą sami pacjenci lub rodzina pacjenta. Grupowanie pozwala realnie obniżyć koszty noszenia ręcznego. Odbywa się to jednak kosztem wydłużenia średniego czasu transportu próbek materiału biologicznego do laboratorium. Występuje tu prosta relacja: czas transportu próbek z oddziałów do laboratorium wydłuża się tyle razy, ile razy jest za mało personelu do ich noszenia.
W szpitalu posiadającym 600 łóżek, który jest w stanie wydelegować do noszenia ręcznego zasoby pracownicze równoważne tylko trzem etatom pracowniczym, zamiast wymaganych 14-tu proporcjonalnie wydłuży się zatem również średni czas transportu. Średni czasu ręcznego transportu materiału biologicznego do laboratorium, wydłuży się odpowiednio z 10 min do 47 min.
| TRANSPORT RĘCZNY | POCZTA | |||
|---|---|---|---|---|
|  | |||
| G r u p o w a n i e | "Wysyłki na bieżąco" | "Wysyłki na bieżąco" | ||
| 3 etaty | 14 etatów | Brak obsługi | ||
 |  | |||
| Koszt na miesiąc 10÷19 tys. zł | Koszt na miesiąc 48÷90 tys. zł | Brak kosztów | ||
| Czas 47 min | Czas 10 min | Czas 1-3 min | ||
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu analizy ekonomicznej – pokazującej poziom uzyskanych oszczędności – skontaktuj się z nami. Przygotujemy dla Ciebie bezpłatną analizę korzyści i oszczędności finansowych z tytułu wdrożenia poczty pneumatycznej. Potrzebne nam będą dane: odnośnie liczby pacjentów, rodzaju oddziałów, schemat pokazujący odległości od oddziałów do laboratorium (lub odpowiednie odległości podane w metrach), średni czas transportu próbek i leków obecnie. Jeśli nie dysponujesz pełnymi informacjami, poinformuj nas o tym, w naszych obliczeniach przyjmiemy, w takim przypadku wartości typowe. Im więcej informacji zostanie nam przekazanych, tym analiza kosztów noszenia ręcznego będzie dokładniejsza. Nie prowadzimy działalności komercyjnej, nasza analiza jest wykonywana bezpłatnie, choć zawsze staramy się aby była przygotowana rzeczowo i zgodnie z najwyższymi standardami dokładności.