Serwis poczty pneumatycznej

Regularnie wykonywane przeglądy serwisowe szpitalnej poczty pneumatycznej gwarantują, że instalacja będzie działała bezawaryjnie w długim okresie czasu – zaś jej koszty eksploatacji zostaną zminimalizowane.

W dobrze zarządzanych jednostkach szpitalnych do kwestii niezawodnej pracy systemów technicznych, w tym poczty pneumatycznej, podchodzi się w sposób świadomy i kompleksowy. Szpital w takim przypadku negocjuje z dostawcą systemu warunki świadczenia serwisu i podpisuje umowę serwisową. Umowa serwisowa powinna możliwie precyzyjnie określać obowiązki serwisanta i koszty jakie będzie ponosił szpital. Zazwyczaj umowa obejmuje swoim zakresem następujące elementy: serwis zdalny, okresowe przeglądy prewencyjne, naprawy, kwestie kosztów części zamiennych i kosztów pracy serwisu w obiekcie klienta i zdalnie, koszty dojazdów, czasy podjęcia działań serwisowych, czasy usunięcia awarii, kary umowne i wynagrodzenie dla firmy serwisującej. Umowa serwisowa może obejmować również takie czynności jak: czyszczenie, mycie i dezynfekcję instalacji i pojemników. Użytkownik znając praktycznie wszystkie koszty utrzymania instalacji w stanie sprawności technicznej, może znacznie łatwiej planować wydatki w budżecie z tytułu eksploatacji systemu poczty pneumatycznej. Konstrukcja umowy serwisowej powinna być zbudowana w sposób zachęcający firmę serwisującą do rzetelnego wykonywania przeglądów okresowych i skutecznego eliminowania potencjalnych źródeł problemów technicznych wymagających przyjazdu serwisu w przypadku wystąpienia awarii. Przykładem takiego mechanizmu jest w tym przypadku wystawienie przez wykonawcę gwarancji bezawaryjnej pracy instalacji, po wykonaniu przeglądu prewencyjnego. Brak wprowadzenia jakichkolwiek mechanizmów zachęcających wykonawcę do najwyższej staranności w czynnościach serwisowych może spowodować, że wykonawca nie będzie realnie zainteresowany zapewnieniem niezawodnej pracy systemu. Awarie stanowiłyby dla niego przecież tylko źródło dodatkowych zysków. Im więcej awarii, tym większy zarobek na częściach i robociźnie.

Zdalny nadzór nad systemem poczty pneumatycznej pozwala na wykonanie czynności serwisowych bez przyjazdu serwisanta do szpitala np. analizę zdarzeń i alarmów w systemie, dokonanie aktualizacji oprogramowania, wykonywanie kopii zapasowych, dopisywanie nowych adresów użytkowników, dodawanie nowych pojemników, wskazanie elementów o znacznym stopniu zużycia (pojemniki, stacje) kwalifikujących się do wymiany lub naprawy podczas wizyty serwisanta na miejscu. Jednak najważniejszą zaletą serwisu zdalnego jest to, że pozwala on wyeliminować zatrzymania pracy systemu na skutek wystąpienia drobnych błędów. Nadzór techniczny on-line pozwala na wyeliminowanie nieuzasadnionych wyjazdów pracowników serwisowych, gdy usterka powstała na skutek drobnych nieprawidłowości w obsłudze lub działaniu systemu. Przykładowo takie sytuacje mogą wynikać np. z umieszczenia nieprawidłowo niezamkniętego pojemnika w stacji podczas nadawania, uporczywego nieodbierania przychodzących pojemników z koszyka pod stacją, co może prowadzić do blokady stacji, zmiany ustawień systemu po zmianie organizacyjnej w szpitalu. System nadzoru zdalnego poczty pneumatycznej pozwala na zdalną aktualizację i dostosowanie systemu na skutek zmian wynikających z naturalnego „starzenia się” aplikacji np. niekompatybilność nowszych wersji aplikacji ze środowiskiem systemowym (Windows, Linux), zakończenie okresu wsparcia przez producentów oprogramowania. Zdalny nadzór pozwala na utrzymanie aktualnych wersji baz aplikacji antywirusowej i ewentualne usuwanie zagrożeń w przypadku dokonania infekcji wirusowych poprzez zastosowanie nieautoryzowanych nośników danych. Serwis zdalny znacznie usprawnia współpracę serwisu i służb technicznych szpitala. Pracownik serwisu widzi na monitorze dokładnie to samo, co służby techniczne szpitala, dzięki temu proces komunikacji i usuwania ewentualnych usterek jest skrócony do absolutnego minimum. Ze względu na swoją dostępność to najczęściej wykorzystywana forma serwisu. W zależności od rodzaju ustaleń zawartych w umowie nadzór on-line nad systemem poczty pneumatycznej może być bezpłatny lub odpłatny. Najczęściej jest on nieodpłatny, gdyż większość instalacji poczty pneumatycznej to instalacje o bardzo niskiej awaryjności, więc ilość zgłoszeń do serwisu i usuwania awarii on-line jest również bardzo niska. Jednak jeśli jest to usługa odpłatna istotne jest określenie jakie są jej koszty. Szpital powinien dokładnie wiedzieć ile kosztuje godzina pracy zdalnej i jak jest ona naliczana oraz czy serwis zdalny jest dostępny w dni wolne od pracy oraz w godzinach popołudniowych i w nocy.

Szpitalna poczta pneumatyczna jest systemem o zakładanej długiej żywotności działania. Niemniej jednak, jak każdy inny system techniczny wymaga okresowego przeglądu w ramach którego odbywa się: regulacja, smarowanie, wymiana części zużywających się, usunięcie stwierdzonych uszkodzeń, przegląd instalacji rurowej, czujników, pojemników, stacji i zwrotnic. Okresowe przeglądy gwarantują bezawaryjną pracę systemu oraz brak przestojów w działaniu na skutek intensywnej codziennej eksploatacji i postępującego naturalnego zużycia. Serwis okresowy ma charakter prewencyjny, zabezpiecza przed wystąpieniem awarii. Warto podkreślić, że prewencyjne przeglądy serwisowe szpitalnej poczty pneumatycznej bez wymiany elementów zużywających się nie wpływają w znaczący sposób na poziom awaryjności systemu. Standardem w przypadku wykonywania serwisu okresowego jest wystawienie przez wykonawcę gwarancji bezawaryjnej pracy instalacji w okresie od pobytu serwisu do wykonania kolejnego przeglądu prewencyjnego. Przeglądy prewencyjne optymalnie jest wykonywać co 6 miesięcy. Nie powinny one być jednak rzadsze niż raz na rok.

Co jest w zakresie prewencyjnego przeglądu okresowego?

Serwis poczty pneumatycznej w szpitalach związany jest głównie z zapewnieniem poprawności mechanicznej pracy stacji nadawczo-odbiorczych oraz pojemników transportowych. Stacje posiadają elementy które okresowo mogą wymagać regulacji np. paski klinowe napędów. W przypadku pojemników elementem zużywającym się są pierścienie ślizgowe, które po pewnym czasie wycierają się i wymagają wymiany. Objawem zużycia pierścieni ślizgowych pojemników są: zwiększona głośność, gdyż pierścień pełni również rolę amortyzatora oraz zmniejszona siła napędowa pojemnika, gdyż na skutek zmniejszonej objętości pierścienia powietrze przepływa częściowo wokół pojemnika zamiast go skutecznie popychać. Zmniejszona siła napędowa pojemnika wynikająca z wytarcia się pierścieni ślizgowych powoduje, że pojemnik dociera do docelowego miejsca w dłuższym czasie niż wymagany. W skrajnych przypadkach, gdy pierścienie są już zupełnie wytarte, a pojemnik jest znacznie obciążony, czas transportu może się wydłużyć nawet kilkukrotnie. W trakcie końcowego etapu przesyłu pojemnik z zużytymi pierścieniami również nie zachowuje się prawidłowo. Nie jest on w stanie skutecznie wyhamować swojej prędkości, co skutkuje znacznie silniejszym uderzeniem w mechanizm odbiorczy stacji, niż prawidłowe „miękkie” opadanie, co po pewnym czasie może doprowadzić tak eksploatowaną stację do mechanicznego uszkodzenia. Wymiana pierścieni pojemnika typowego jest procesem szybkim i tanim.

Sytuacja ta nie dotyczy jednak wszystkich pojemników. Pojemniki nietypowe, np. w kształcie kwiatu lotosu – polipa, stosowane przez niektórych producentów w stacjach samowyładowczych, posiadają znacznie bardziej złożoną konstrukcję pierścieni ślizgowych niż pojemniki typowe. To powoduje, że koszt wymiany pierścieni ślizgowych w pojemniku polipowym jest znaczący. Problematyczne jest również to, że pierścienie do pojemników polipowych nie są tak powszechnie dostępne jak pierścienie typowe, co skutkuje ich ograniczoną podażą i znacznym wzrostem cen zakupu w stosunku do rozwiązań typowych. W przypadku pojemników typowych pierścienie można zakupić u wielu różnych dostawców szpitalnej poczty pneumatycznej, co znacznie zwiększa konkurencyjność i wpływa na obniżenie ich ceny.

Każdy system poczty pneumatycznej z biegiem czasu zużywa się. O ile regularnie wykonywane przeglądy prewencyjne eliminują uciążliwe przestoje i wydłużają okres „żywotności” urządzeń, to jednak nie zatrzymują one procesu ich starzenia zupełnie. Po pewnym czasie, najczęściej po kilku lub kilkunastu latach, każdy system poczty pneumatycznej wymaga częściowego lub generalnego remontu. Niektóre podzespoły powinny być wtedy wymienione na zupełnie nowe. Zakres wymaganych prac remontowych będzie zależeć od zakresu wymian części zużywających się wykonanych w trakcie przeglądów okresowych. Przykładowo, jeśli paski napędowe były w trakcie przeglądów okresowych tylko regulowane, w trakcie remontu powinny one zostać wymienione na zupełnie nowe. Zakres i koszt remontu jest zawsze większy niż przeglądu okresowego. W niektórych przypadkach uzasadnia się wymiana całych urządzeń, gdyż jest to tańsze niż wymiana kilku ich podzespołów. Najczęściej remont jest realizowany poza umową serwisową, w oparciu o oddzielną umowę dodatkową, gdzie zakres remontu i przewidywane koszty są wcześniej ustalone przez Zamawiającego i Wykonawcę. W praktyce również często łączy się remont z modernizacją systemu poczty pneumatycznej, gdyż jest to dobra okazja do wdrożenia nowych cech systemu. W działającym szpitalu system poczty pneumatycznej jest wykorzystywany 24 godziny na dobę, 365 dni w roku, więc trudno znaleźć „dogodny” moment nawet na uzasadnione modernizacje systemu. Połączenie „pożądanej” modernizacji z „koniecznym” remontem pozwala zminimalizować czas wymagany na prace i skrócenie przestoju instalacji do minimum. Warto podkreślić, że nieuzasadnione odsuwanie w czasie remontu (ze względu na większy koszt jednorazowy) i ograniczanie się szpitala wyłącznie do przeglądów okresowych spowoduje, że ich skuteczność będzie malała z każdym rokiem i nie będą one w pewnym momencie wypełniać swojej roli ograniczającej niezaplanowane przestoje. Nadmierne odwlekanie remontu w czasie jest też nieuzasadnione ekonomicznie, gdyż w pewnym momencie sumaryczne koszty wynikające z niezaplanowanych napraw zaczynają być wyższe niż koszty przeprowadzenia samego remontu. Wskazanie do remontu jest zawsze takie samo – rosnące nadmiernie koszty napraw i wydłużające się okresy przestoju. Co do zasady, każdy system techniczny musi przejść po pewnym czasie remont kapitalny, który przywróci jego pierwotną funkcjonalność i oryginalny poziom niezawodności działania. System poczty pneumatycznej nie jest tu żadnym wyjątkiem.

Modernizacja systemu może obejmować aktualizacje np. oprogramowania, elektroniki, dostosowanie do przepisów i wymagań w zakresie bezpieczeństwa, czy ochrony danych osobowych. Modernizacja może być zatem konieczna pomimo, że system poczty pneumatycznej działa nadal poprawnie i nie występują w nim żadne usterki bądź awarie. W niektórych przypadkach modernizacja jest wymuszana przez czynniki zewnętrzne np. wycofanie wsparcia dla danego systemu operacyjnego, czy też konieczność wdrożenia mechanizmów ochrony danych osobowych. Co do zasady, modernizacje systemu, które są obligatoryjne, i które „muszą” być wdrożone przez szpital, po to aby poczta pneumatyczna działała nadal bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, powinny być traktowane jako element kosztów utrzymania sprawności technicznej tego systemu. Najczęściej modernizacje są realizowane poza umową serwisową.

Dowiedz się więcej o możliwych modernizacjach systemu poczty pneumatycznej.

Nie każdy dostawca poczty pneumatycznej, czy wyłączny przedstawiciel zagranicznej firmy posiada serwis zlokalizowany na terenie Polski. Przez serwis na terenie Polski rozumiemy tu oczywiście techników, inżynierów, mieszkających na terenie kraju, mówiących w języku polskim i na co dzień zajmujących się technicznym serwisem instalacji, nie zaś sprzedawców takich instalacji, czy samym adresie rejestrowym spółki córki na terenie Polski. Oczywiście serwis może być również prowadzony z terenu krajów sąsiadujących z Polską, ale koszt i warunki serwisu prowadzonego z Niemiec, Austrii, Szwecji, Szwajcarii czy Czech będzie często nie do zaakceptowania przez użytkownika. Przykład z okresu zagrożenia koronawirusem pokazał również jednoznacznie, że firmy prowadzące serwis z zagranicy nie były w stanie wypełniać skutecznie zobowiązań serwisowych w trakcie pandemii. Przy zamkniętych granicach państwowych, obowiązkowych okresach kwarantanny i ograniczeniach w poruszaniu się przyjazd technika z dowolnego kraju sąsiadującego z Polską stał się całkowicie nierealny. Firmy powoływały się na siłę wyższą, stan zagrożenia epidemiologicznego, a szpitale mogły liczyć wyłącznie na wsparcie on-line, uprzejmą rozmowę telefoniczną i czekać cierpliwie do zakończenia pandemii. Problematyczne też z punktu widzenia szpitala i generujące olbrzymie problemy jest usuwanie awarii z dużym opóźnieniem np. po kilku dniach od jej zgłoszenia. Poczta pneumatyczna w szpitalu pełni ważną rolę w logistyce wewnętrznej, dlatego oczekuje się od niej niezawodnej pracy 24 h na dobę, w trakcie całego roku. Należy zwrócić uwagę, że często przyszły użytkownik systemu na etapie wyboru wykonawcy zapomina o tych zagadnieniach i przygotowane zapisy gwarancyjne nie chronią w sposób wystarczających jego interesów. Poczta pneumatyczna to instalacja specjalistyczna, często zabezpieczona hasłami dostępu, kluczami sprzętowymi. Użytkownik który nie przewidział takiej sytuacji i nie zabezpieczył należycie swoich praw, często nie może zmienić dostawcy usług serwisowych. Tym samym godzi się na ich zdecydowanie zawyżone ceny lub ich niską jakość w przyszłości. Kwestie dostępności i jakości serwisu powinny być brane pod uwagę już na etapie przygotowywania dokumentacji przetargowej poczty pneumatycznej.

Tańszy serwis poczty pneumatycznej jest jak najbardziej możliwy, niestety wiąże się często z zamianą istniejącej firmy serwisującej na jedną z firm konkurencyjnych. Wynika to z faktu, że koszty serwisów bywają zawyżane, gdy istniejący serwisant nadużywa swojej uprzywilejowanej pozycji przy ustalaniu stawek cenowych za swoje usługi. W takim przypadku zawsze warto rozważyć opcję wymiany nadrzędnego systemu sterującego i zmianę firmy serwisującej na tańszą. Opcja zmiany serwisanta jest szczególnie uzasadniona w przypadku zbliżających się: modernizacji lub rozbudowy użytkowanego systemu.