Serwis poczty pneumatycznej

Regularnie wykonywane przeglądy serwisowe szpitalnej poczty pneumatycznej gwarantują, że instalacja będzie działała bezawaryjnie w długim okresie czasu – zaś jej koszty eksploatacji zostaną zminimalizowane.

Na całościowe koszty utrzymania sprawności technicznej systemu poczty pneumatycznej składają się następujące składniki:

  • nadzór zdalny
  • przeglądy prewencyjne
  • usuwanie awarii
  • utrzymanie pogotowia serwisowego
  • modernizacje (o charakterze obligatoryjnym)

Umowa serwisowa

W dobrze zarządzanych jednostkach szpitalnych do kwestii niezawodnej pracy systemów technicznych, w tym poczty pneumatycznej, podchodzi się w sposób świadomy i kompleksowy. Szpital w takim przypadku negocjuje z dostawcą systemu warunki świadczenia serwisu i podpisuje umowę serwisową. Umowa serwisowa powinna możliwie precyzyjnie określać obowiązki serwisanta i koszty jakie będzie ponosił szpital. Zazwyczaj umowa obejmuje swoim zakresem następujące elementy: serwis zdalny, okresowe przeglądy prewencyjne, naprawy, kwestie kosztów części zamiennych i kosztów pracy serwisu w obiekcie klienta i zdalnie, koszty dojazdów, czasy podjęcia działań serwisowych, czasy usunięcia awarii, kary umowne i wynagrodzenie dla firmy serwisującej. Umowa serwisowa może obejmować również takie czynności jak: czyszczenie, mycie i dezynfekcję instalacji i pojemników. Użytkownik znając praktycznie wszystkie koszty utrzymania instalacji w stanie sprawności technicznej, może znacznie łatwiej planować wydatki w budżecie z tytułu eksploatacji systemu poczty pneumatycznej. Konstrukcja umowy serwisowej powinna być zbudowana w sposób zachęcający firmę serwisującą do rzetelnego wykonywania przeglądów okresowych i skutecznego eliminowania potencjalnych źródeł problemów technicznych wymagających przyjazdu serwisu w przypadku wystąpienia awarii. Przykładem takiego mechanizmu jest w tym przypadku wystawienie przez wykonawcę gwarancji bezawaryjnej pracy instalacji, po wykonaniu przeglądu prewencyjnego. Brak wprowadzenia jakichkolwiek mechanizmów zachęcających wykonawcę do najwyższej staranności w czynnościach serwisowych może spowodować, że wykonawca nie będzie realnie zainteresowany zapewnieniem niezawodnej pracy systemu. Awarie stanowiłyby dla niego przecież tylko źródło dodatkowych zysków. Im więcej awarii, tym większy zarobek na częściach i robociźnie.

Serwis zdalny (nadzór on-line)

Zdalny nadzór nad systemem poczty pneumatycznej pozwala na wykonanie czynności serwisowych bez przyjazdu serwisanta do szpitala np. analizę zdarzeń i alarmów w systemie, dokonanie aktualizacji oprogramowania, wykonywanie kopii zapasowych, dopisywanie nowych adresów użytkowników, dodawanie nowych pojemników, wskazanie elementów o znacznym stopniu zużycia (pojemniki, stacje) kwalifikujących się do wymiany lub naprawy podczas wizyty serwisanta na miejscu. Jednak najważniejszą zaletą serwisu zdalnego jest to, że pozwala on wyeliminować zatrzymania pracy systemu na skutek wystąpienia drobnych błędów. Nadzór techniczny on-line pozwala na wyeliminowanie nieuzasadnionych wyjazdów pracowników serwisowych, gdy usterka powstała na skutek drobnych nieprawidłowości w obsłudze lub działaniu systemu. Przykładowo takie sytuacje mogą wynikać np. z umieszczenia nieprawidłowo niezamkniętego pojemnika w stacji podczas nadawania, uporczywego nieodbierania przychodzących pojemników z koszyka pod stacją, co może prowadzić do blokady stacji, zmiany ustawień systemu po zmianie organizacyjnej w szpitalu. System nadzoru zdalnego poczty pneumatycznej pozwala na zdalną aktualizację i dostosowanie systemu na skutek zmian wynikających z naturalnego „starzenia się” aplikacji np. niekompatybilność nowszych wersji aplikacji ze środowiskiem systemowym (Windows, Linux), zakończenie okresu wsparcia przez producentów oprogramowania. Zdalny nadzór pozwala na utrzymanie aktualnych wersji baz aplikacji antywirusowej i ewentualne usuwanie zagrożeń w przypadku dokonania infekcji wirusowych poprzez zastosowanie nieautoryzowanych nośników danych. Serwis zdalny znacznie usprawnia współpracę serwisu i służb technicznych szpitala. Pracownik serwisu widzi na monitorze dokładnie to samo, co służby techniczne szpitala, dzięki temu proces komunikacji i usuwania ewentualnych usterek jest skrócony do absolutnego minimum. Ze względu na swoją dostępność to najczęściej wykorzystywana forma serwisu. W zależności od rodzaju ustaleń zawartych w umowie nadzór on-line nad systemem poczty pneumatycznej może być bezpłatny lub odpłatny. Najczęściej jest on nieodpłatny, gdyż większość instalacji poczty pneumatycznej to instalacje o bardzo niskiej awaryjności, więc ilość zgłoszeń do serwisu i usuwania awarii on-line jest również bardzo niska. Jednak jeśli jest to usługa odpłatna istotne jest określenie jakie są jej koszty. Szpital powinien dokładnie wiedzieć ile kosztuje godzina pracy zdalnej i jak jest ona naliczana oraz czy serwis zdalny jest dostępny w dni wolne od pracy oraz w godzinach popołudniowych i w nocy.

Serwis okresowy (przegląd prewencyjny)

Szpitalna poczta pneumatyczna jest systemem o zakładanej długiej żywotności działania. Niemniej jednak, jak każdy inny system techniczny wymaga okresowego przeglądu w ramach którego odbywa się: regulacja, smarowanie, wymiana części zużywających się, usunięcie stwierdzonych uszkodzeń, przegląd instalacji rurowej, czujników, pojemników, stacji i zwrotnic. Okresowe przeglądy gwarantują bezawaryjną pracę systemu oraz brak przestojów w działaniu na skutek intensywnej codziennej eksploatacji i postępującego naturalnego zużycia. Serwis okresowy ma charakter prewencyjny, zabezpiecza przed wystąpieniem awarii. Warto podkreślić, że prewencyjne przeglądy serwisowe szpitalnej poczty pneumatycznej bez wymiany elementów zużywających się nie wpływają w znaczący sposób na poziom awaryjności systemu. Standardem w przypadku wykonywania serwisu okresowego jest wystawienie przez wykonawcę gwarancji bezawaryjnej pracy instalacji w okresie od pobytu serwisu do wykonania kolejnego przeglądu prewencyjnego. Przeglądy prewencyjne optymalnie jest wykonywać co 6 miesięcy. Nie powinny one być jednak rzadsze niż raz na rok.

Co jest w zakresie prewencyjnego przeglądu okresowego?

Serwis poczty pneumatycznej w szpitalach związany jest głównie z zapewnieniem poprawności mechanicznej pracy stacji nadawczo-odbiorczych oraz pojemników transportowych. Stacje posiadają elementy które okresowo mogą wymagać regulacji np. paski klinowe napędów. W przypadku pojemników elementem zużywającym się są pierścienie ślizgowe, które po pewnym czasie wycierają się i wymagają wymiany. Objawem zużycia pierścieni ślizgowych pojemników są: zwiększona głośność, gdyż pierścień pełni również rolę amortyzatora oraz zmniejszona siła napędowa pojemnika, gdyż na skutek zmniejszonej objętości pierścienia powietrze przepływa częściowo wokół pojemnika zamiast go skutecznie popychać. Zmniejszona siła napędowa pojemnika wynikająca z wytarcia się pierścieni ślizgowych powoduje, że pojemnik dociera do docelowego miejsca w dłuższym czasie niż wymagany. W skrajnych przypadkach, gdy pierścienie są już zupełnie wytarte, a pojemnik jest znacznie obciążony, czas transportu może się wydłużyć nawet kilkukrotnie. W trakcie końcowego etapu przesyłu pojemnik z zużytymi pierścieniami również nie zachowuje się prawidłowo. Nie jest on w stanie skutecznie wyhamować swojej prędkości, co skutkuje znacznie silniejszym uderzeniem w mechanizm odbiorczy stacji, niż prawidłowe “miękkie” opadanie, co po pewnym czasie może doprowadzić tak eksploatowaną stację do mechanicznego uszkodzenia. Wymiana pierścieni pojemnika typowego jest procesem szybkim i tanim.

pojemnik-poczty-pneumatycznej-pierscien-slizgowy

Pierścień ślizgowy w typowym pojemniku – tani i łatwy do wymiany

Sytuacja ta nie dotyczy jednak wszystkich pojemników. Pojemniki nietypowe, np. w kształcie kwiatu lotosu – polipa, stosowane przez niektórych producentów w stacjach samowyładowczych, posiadają znacznie bardziej złożoną konstrukcję pierścieni ślizgowych niż pojemniki typowe. To powoduje, że koszt wymiany pierścieni ślizgowych w pojemniku polipowym jest znaczący. Problematyczne jest również to, że pierścienie do pojemników polipowych nie są tak powszechnie dostępne jak pierścienie typowe, co skutkuje ich ograniczoną podażą i znacznym wzrostem cen zakupu w stosunku do rozwiązań typowych. W przypadku pojemników typowych pierścienie można zakupić u wielu różnych dostawców szpitalnej poczty pneumatycznej, co znacznie zwiększa konkurencyjność i wpływa na obniżenie ich ceny.

pojemnik-polipowy-poczty-pneumatycznej-pierscien-slizgowy

Pojemnik polipowy – trójdzielna, złożona konstrukcja pierścienia

Układy elektroniczne oraz system nadrzędny, nie powinny generować żadnych kosztów serwisowych. Oczywiście niektóre aplikacje mogą wymagać okresowego uaktualnienia, ale działania takie są w większości przypadków bezpłatne. Prawidłowo wykonane orurowanie również nie generuje żadnych kosztów serwisowych. Powinno ono działać bezawaryjnie przez cały okres pracy instalacji poczty pneumatycznej w szpitalu.

Serwis awaryjny (naprawy)

Jeśli instalacja szpitalnej poczty pneumatycznej podlega okresowym przeglądom serwisowym prawdopodobieństwo awarii zostaje znacząco ograniczone, a ich występowanie jest sporadyczne. Nie mniej jednak awaria techniczna może wystąpić, choćby na skutek wyładowania atmosferycznego lub wady ukrytej, która nie mogła być zdiagnozowana podczas serwisu okresowego. Często w praktyce zdarza się, że serwisant który przyjeżdża na miejsce do szpitala usunąć awarię, wykonuje „przy okazji” również okresowy przegląd urządzeń. Jest to jak najbardziej racjonalne, gdyż dzięki temu zmniejsza się ilość przyjazdów serwisu na obiekt, co pozwala również ograniczyć niepotrzebne koszty. Szpital powinien oczekiwać i wymagać od firmy serwisującej informacji o kosztach podstawowych części zamiennych, stawkach roboczo-godziny w dni robocze i świąteczne, kosztach dojazdu do obiektu. Warto zwrócić uwagę na szczegóły np. czy koszty dojazdu są zryczałtowane, czy też firma serwisująca rozlicza dodatkowo również czas dojazdu serwisantów lub ich koszty noclegu.

Serwis zdalny
Usuwanie usterek - on-line.
Wsparcie użytkownika.
Usuwanie nagłych zatrzymań systemu powstających na skutek mniejszych błędów, drobnych awarii, problemów z oprogramowaniem oraz błędów obsługi.
Bardzo szybka reakcja od zgłoszenia do działania serwisu (od kilku minut do kilku godzin).
Bieżący podgląd systemu.
Bezpłatnie lub niski koszt. Brak kosztów przejazdu.
Koszty są planowane i znane.
Wiele drobnych awarii mogą skutecznie (pod zdalnym nadzorem Serwisu) wyeliminować służby techniczne szpitala.
Zalecany dla każdego użytkownika. Szczególnie w przypadku dużych instalacji, instalacji znacznie zużytych lub o "niskiej kulturze technicznej" obsługi.
Serwis okresowy  
Prewencja
Wymiana elementów zużytych na skutek długotrwałej pracy. Okresowa regulacja elementów mechanicznych.
Tylko wcześniej zaplanowane terminy przeglądów.
Najczęściej co 6-12 miesięcy.
Dodatkowe koszty związane z przejazdem samochodu i czasem przejazdu pracownika. Koszty przejazdów są ograniczane poprzez grupowanie Klientów w danej części kraju.
Koszty są planowane i znane.
Całość prac po stronie serwisu.
Zalecany dla każdego użytkownika. Szczególnie zalecany po zakończeniu okresu gwarancyjnego.
Serwis awaryjny
Naprawy – na obiekcie.
Usuwanie nagłych zatrzymań powstających na skutek poważnych awarii sprzętu, często o charakterze mechanicznym.
Wolna reakcja - najwcześniej na drugi dzień – nawet do kilku dni roboczych (w zależności od ilości realizowanych aktualnie prac).
Po wystąpieniu awarii.
Dodatkowe znaczne koszty związane z przejazdem samochodu i czasem przejazdu pracownika. Brak możliwości ograniczania kosztów przejazdu, gdyż awarie mają charakter nieplanowy.
Koszty są nieprzewidywalne. Większa kontrola kosztów jest uzyskiwana dzięki znajomości cennika serwisu (części, robocizna, przejazdy).
Całość prac po stronie serwisu.
Niezbędny do dalszej pracy systemu.

Modernizacja i unowocześnianie systemu poczty pneumatycznej

Modernizacja systemu może obejmować aktualizacje np. oprogramowania, elektroniki, dostosowanie do przepisów i wymagań w zakresie bezpieczeństwa, czy ochrony danych osobowych. Modernizacja może być zatem konieczna pomimo, że system poczty pneumatycznej działa nadal poprawnie i nie występują w nim żadne usterki bądź awarie. W niektórych przypadkach modernizacja jest wymuszana przez czynniki zewnętrzne np. wycofanie wsparcia dla danego systemu operacyjnego, czy też konieczność wdrożenia mechanizmów ochrony danych osobowych. Co do zasady, modernizacje systemu, które są obligatoryjne, i które „muszą” być wdrożone przez szpital, po to aby poczta pneumatyczna działała nadal bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, powinny być traktowane jako element kosztów utrzymania sprawności technicznej tego systemu.

Utrzymywanie pogotowia serwisowego (gotowości)

Niektórzy dostawcy szpitalnej poczty pneumatycznej oczekują odpłatnego wynagrodzenia z tytułu „utrzymywania pogotowia serwisowego”. Wydaje się jednak, że poza dodatkowymi kosztami z tego tytułu, użytkownik nie uzyskuje żadnych mierzalnych korzyści dla siebie. Poważnym problemem jest całkowita niemożliwość zweryfikowania przez użytkownika, czy pogotowie serwisowe za które płaci dodatkowo, faktycznie jest „w pogotowiu” i czy ta gotowość jest właśnie „dla niego”. „Gotowość” ma uzasadnianie, gdy pracownicy którzy mają realizować ze strony wykonawcy dane zadania serwisowe nie uczestniczą w innych pracach, tak aby mogli od razu zająć się zgłoszoną awarią. Tak niestety najczęściej nie jest i nikt z pracowników szpitala nie jest również w stanie tego skutecznie zweryfikować. Jeśli umowa serwisowa nie posiada zapisów pozwalających na wyegzekwowanie szybkiego przybycia serwisantów i usunięcie awarii, to zapisy o pogotowiu serwisowym i jego gotowości należy traktować jako całkowicie „martwe”. Znacznie bardziej racjonalne jest podpisanie umowy serwisowej poczty pneumatycznej opartej na zdefiniowanych czasach reakcji i usunięcia awarii oraz karach umownych w przypadku ich niedotrzymania. W takim przypadku szpital ma realne narzędzia do wyegzekwowania na firmie serwisującej jej obowiązków. Stawia to w znacznie korzystniejszej pozycji służby techniczne szpitala, które skutecznie mogą realizować powierzone im działania. Utrzymywanie stanu sprawności technicznej powinno być realne, a nie symboliczne. Realne utrzymanie sprawności technicznej oznacza zaś krótkie czasy reakcji serwisu, a co najważniejsze, krótkie czasy usunięcia powstających awarii. Opóźnienie w stosunku do uzgodnionego czasu usunięcia awarii powinno wiązać się z karami umownymi, co gwarantuje, że wykonawca jest zainteresowany jak najszybszym usunięciem przyczyn niesprawności.

Wyeliminowanie przestojów instalacji – czyli dlaczego nie warto pracować “od awarii do awarii”

W przypadku braku utrzymania systemu poczty pneumatycznej w stanie sprawności technicznej może dojść do jego zatrzymania i przestoju. Najczęściej dotyczy to sytuacji, kiedy szpital nie wykonuje zalecanych prewencyjnych przeglądów serwisowych, zaś instalacja jest już w znacznym stopniu wyeksploatowana technicznie. Przestój poczty pneumatycznej, nawet bardzo krótki, np. kilku godzinny w znacznym stopniu dezorganizuje pracę w szpitalu. Przestój kilkudniowy wymaga już oddelegowania pracowników do prac związanych z noszeniem próbek lub nawet wsparcia usługami firm zewnętrznych. Należy pokreślić, że brak wykonywania okresowych przeglądów poczty pneumatycznej, w niektórych przypadkach, jest celowym działaniem służb technicznych szpitala, które traktują szpitalną pocztę pneumatyczną jako system pracujący w trybie „od awarii do awarii”. W naszej ocenie rola poczty pneumatycznej jako systemu istotnego z punktu widzenia logistyki wewnętrznej szpitala (wysoka krytyczność działania instalacji) powoduje, że znacznie racjonalniejsze jest wykonywanie okresowych serwisów prewencyjnych i utrzymywanie instalacji pocztowej w jak najlepszym stanie technicznym, niż zamierzone czekanie na jej awarię. Sytuację taką można porównać do eksploatacji samochodu z którego codziennie korzystamy do dojazdu do pracy. Jeśli eksploatujemy samochód bez wykonywania zalecanych przeglądów, niezbędnych napraw i wymiany oleju, to wcześniej lub później nastąpi moment, kiedy samochód ulegnie awarii i “nieoczekiwanie” zatrzyma się na drodze. W takim przypadku, jedyne co możemy zrobić, to wezwać w trybie awaryjnym serwis. To podejście zwane „od awarii do awarii”, wydaje się być całkowicie nieuzasadnione w przypadku użytkowania samochodu. Analogicznie wydaje się być nieuzasadnione w odniesieniu do eksploatacji szpitalnej poczty pneumatycznej – która powinna być sprawna 24 h na dobę, 365 dni w roku – dostarczając materiał biologiczny i leki przez cały czas niezawodnie.

Wiarygodny serwis poczty pneumatycznej

Nie każdy dostawca poczty pneumatycznej, czy wyłączny przedstawiciel zagranicznej firmy posiada serwis zlokalizowany na terenie Polski. Przez serwis rozumiemy tu oczywiście techników, inżynierów, mówiących w języku polskim i na co dzień zajmujących się technicznym serwisem instalacji, nie zaś sprzedawców takich instalacji. Oczywiście serwis może być również prowadzony z terenu krajów sąsiadujących z Polską, ale koszt i warunki serwisu prowadzonego z Niemiec, Austrii, Szwecji, Szwajcarii czy Czech będzie często nie do zaakceptowania przez użytkownika. Problematyczne też z punktu widzenia szpitala i generujące olbrzymie problemy jest usuwanie awarii z dużym opóźnieniem np. po kilku dniach od jej zgłoszenia. Poczta pneumatyczna w szpitalu pełni ważną rolę w logistyce wewnętrznej, dlatego oczekuje się od niej niezawodnej pracy 24 h na dobę, w trakcie całego roku. Należy zwrócić uwagę, że często przyszły użytkownik systemu na etapie wyboru wykonawcy zapomina o tych zagadnieniach i przygotowane zapisy gwarancyjne nie chronią w sposób wystarczających jego interesów. Poczta pneumatyczna to instalacja specjalistyczna, często zabezpieczona hasłami dostępu, kluczami sprzętowymi. Użytkownik który nie przewidział takiej sytuacji i nie zabezpieczył należycie swoich praw, często nie może zmienić dostawcy usług serwisowych. Tym samym godzi się na ich zdecydowanie zawyżone ceny lub ich niską jakość w przyszłości. Kwestie dostępności i jakości serwisu powinny być brane pod uwagę już na etapie przygotowywania dokumentacji przetargowej poczty pneumatycznej.

Informacje dodatkowe – doświadczenia użytkowników

Potrzebujesz więcej informacji dotyczących zagadnień serwisu lub kosztów materiałów eksploatacyjnych – napisz do nas. Postaramy się dostarczyć niezbędne dane. Dysponujesz swoimi własnymi informacjami o kosztach serwisów lub części, które mogą być użyteczne dla innych czytelników, podziel się nimi. Twoja wiedza może pomóc zmniejszyć koszty serwisu i podwyższyć jego jakość – w przypadku innych użytkowników poczty pneumatycznej.